Como equacionar entradas e saídas sem susto

Todo empresário impreterivelmente esbarra nessas perguntas: o que é gestão financeira e por que é importante fazê-la corretamente?

Por definição, a gestão financeira é um conjunto de processos, métodos e ações que permitem a uma empresa controlar os recursos financeiros para aumentar o lucro. Parece simples, mas na verdade não é uma tarefa fácil. E dela depende a saúde dos negócios.

Renan Delgado, executivo especialista em desenvolvimento de negócios internacionais, explica que cada empresa precisa entender suas previsões de curto e longo prazo para saber se há sustentabilidade e evolução nos negócios.

“Os custos, as necessidades de orçamento, as novas iniciativas assim como os custos para aquisição de clientes e consumo final são gerenciamento financeiro chave. Este exercício deve ser conduzido regularmente por um profissional financeiro e examinado com uma abordagem de equipe por meio da alta administração”, ensina.

Primeira lição

Luiz Carlos Gonçalves, autor e professor.

Luiz Carlos Gonçalves, autor e professor acrescenta que a primeira lição que devemos aprender é que dinheiro não aceita desaforo. “Ou seja, se não for bem cuidado ele vai embora! Então, é preciso ter um bom controle operacional das finanças”.

O especialista segue enfatizando que, para quem presta serviços, a gestão financeira começa com uma planilha de custos, seguida pela proposta comercial de modo a garantir o fechamento de negócios que tragam lucro para a empresa. “Parece óbvio, mas não é bem o que acontece no dia a dia”, diz.

O passo seguinte é controlar as entradas e saídas de recursos, ou seja, o fluxo de caixa. “Projetando como será o futuro do caixa no curto, médio e, se possível, no longo prazo”, ensina o especialista.

Gonçalves segue recomendando que é importante manter as contas a pagar em dia, evitando atrasos e acúmulos de dívidas. “Nesse ponto preste atenção nas datas em que recebe e as datas nas quais vai pagar e busque sempre pagar depois de receber”, alerta.

Na sequência, deve ser realizado o controle operacional das finanças, quando se deve cuidar do planejamento e estratégias que serão seguidas para garantir a perenidade da empresa por meio da melhoria dos resultados e aumento da lucratividade.

Provisionamento

Renan Delgado, executivo especialista em desenvolvimento de negócios internacionais.

Em tese parece fácil, mas na prática é comum as empresas derraparem e amargarem prejuízos por conta da má gestão financeira. “O erro mais comum é analisar os fundamentos financeiros apenas anualmente. Uma revisão do orçamento anual é inadequada para a tomada de decisões em tempo real, alterações e aproveitamento de vantagens”, dispara Delgado.

Faz sentido, já que entradas e saídas acontecem ao longo de todo o ano. Junto com elas também estão as despesas extras e outras que nem sempre estão provisionadas. Aliás, provisionamento é outra medida importante para evitar sobressaltos com a gestão financeira.

Ao pé da letra, no âmbito financeiro provisionar é estar guarnecido, munido para as saídas de recursos. Ou seja, quando acontecer uma despesa extra já existe uma reserva para supri-la.

Por isso, de acordo com Delgado, é fundamental considerar tornar a gestão financeira um elemento regular da operação. “Isso leva à previsão e a capacidade de detectar erros rapidamente, permitindo a mitigação de risco e proteção do lucro”.

Gonçalves elenca outros erros comuns que resultam no insucesso financeiro: “vender serviços a preços baixos que não dão resultado; não avaliar a rentabilidade dos novos projetos e dos contratos vigentes (valuation); misturar as despesas dos proprietários com as da empresa; pouco investimento em inovação digital, mantendo uma administração que pesa no custo final dos serviços; pouca inovação em processos, equipamentos e materiais para reduções de custos operacionais, além de ainda ser        muito comum a venda de serviços por hora/homem e não por projetos com soluções mais completas”.

Tudo isso sem contar um erro comum: não guardar os valores relativos aos impostos, férias e 13º salário (provisões). E o especialista segue advertindo: “As prestadoras de serviços precisam estar atentas às oportunidades do mercado, atuando para a venda de novos serviços diferenciados e inovadores, que têm maior valor agregado”.

“O provisionamento é vital para uma empresa, pois demonstra prudência e eficiência. Muitas das barreiras, obstáculos, custos e incógnitas são contabilizados durante esta etapa, permitindo uma empresa financeiramente mais saudável”, reforça Delgado.

Gonçalves concorda e corrobora com a afirmação: “Calcular, contabilizar e guardar o dinheiro referente às provisões das despesas é um passo importante dentro da gestão financeira”.

Funcionando como um fundo de proteção a riscos, o provisionamento deve compor o planejamento e a estratégia financeira para garantir o cumprimento das obrigações tributárias, fiscais e trabalhistas, com a possibilidade de ganho de algum valor com o investimento dos recursos em aplicações junto a bancos parceiros.

“Isso também gera reciprocidade no relacionamento bancário, muito importante para se conseguir financiamentos com melhores prazos e taxas, quando necessários”, lembra Gonçalves, que segue ensinando: “sempre é bom conversar com o responsável pela contabilidade da empresa para verificar como fazer a provisão e quais os benefícios podem ser obtidos com isso”.

Equilíbrio entre entradas e saídas

Outra medida assertiva é a utilização de ferramenta de fluxo de caixa, que permita ter uma previsão real de como ficarão as finanças no futuro. “Assim como é fundamental controlar a origem das despesas e receitas, por meio de centros de custos e um plano de contas para classificação das entradas e saídas de caixa”, orienta Gonçalves.

Com base nas ferramentas para gestão financeira, é possível ajustar o caixa ao giro financeiro da empresa, representado pelo ciclo da prestação do serviço, pagamento de insumos aos fornecedores, faturamento e o recebimento das faturas.

“Essa tarefa nos auxilia a prever os períodos em que haverá escassez de recursos para a cobertura das obrigações de curto prazo (pagamentos de fornecedores, pessoal, impostos etc.)”, conclui Gonçalves. Além disso, é importante ter capital de giro mantido com recursos próprios. “Isso leva a melhores resultados no longo prazo”, aponta.

Para arrematar, Gonçalves ensina: “o segredo é possuir um bom controle financeiro, contendo todos os registros de entradas e saídas de recursos monetários do caixa: dinheiro vivo, saldos em bancos, investimentos, resgates, pagamentos e recebimentos para identificar os intervalos negativos”.

Atenção com os contratos

Assim como na matemática, não existe fórmula mágica. Mas sim empenho e atenção ao que sai e, principalmente, ao que entra de recurso. Daí a importância de saber negociar os contratos, pois eles nortearão as partes em eventuais futuras demandas.

Manifestação livre e de boa fé entre duas ou mais partes que estabelece obrigações e direitos, um contrato exige atenção nas condições negociadas para que as margens de lucro sejam mantidas de forma a garantir uma remuneração justa pelos serviços prestados.

“Atualmente, é muito comum a pressão para reduções de preços – faz parte do mercado – entretanto é necessário preservar a empresa para não causar prejuízos”, aponta Gonçalves.

É essencial definir claramente o valor e os termos de um contrato, de modo que haja garantia de que a proposta de valor seja atendida e as funções executadas adequadamente. “Isso protege a empresa no curto e no longo prazo”, destaca Delgado.

Portanto, concessões de serviços como cortesia, inclusão de equipamentos, pessoas ou operações inicialmente não previstos são sempre causas de perda de receita, impactando negativamente no acordo.

“Então, atenção aos custos envolvidos que têm a tendência de sempre aumentar; cuidado também com as cláusulas de multas ou ressarcimentos, que podem ser muito desfavoráveis aos prestadores de serviço, já que algumas incluem o abatimento de percentuais sobre o faturamento”, lista Gonçalves.

Ainda de acordo com o especialista, deve ser dada atenção extra às garantias exigidas e aos impactos causados ao fluxo financeiro da organização. “Alguns contratantes exigem seguros, cauções e até retenção de valores, que podem inviabilizar a operação do contrato no dia a dia em razão dos custos financeiros ou da indisponibilidade do dinheiro na conta da empresa”.

Dicas para o sucesso

Entre as medidas para evitar aborrecimentos, está o desenvolvimento de um sistema regular liderado por um profissional financeiro. “Esta é uma prática básica necessária para garantir uma base segura para os negócios”, diz Delgado.

Já Gonçalves indica algumas ações que devem ser adotadas para que a estratégia financeira seja bem-sucedida: vender contratos com rentabilidade, evitando a guerra de preços; cuidar para que a entrada de dinheiro seja rápida e facilitada, mas a saída dos recursos dificultada.

Em especial, neste tópico, o especialista reforça: “crie mecanismos de análise e aprovação para despesas que são gastos que não geram retorno financeiro, diferentemente do que significa um custo, que se trata de um gasto que trará algum retorno financeiro”.

Ele segue listando a administração diária do fluxo de caixa, baseada em informações reais, atualizadas e por centros de custos e plano de contas. “Não se esqueça de que o fluxo de caixa deve projetar o futuro”.

Além disso, fazer provisões para despesas certas ou possíveis relacionadas ao cumprimento das obrigações tributárias, fiscais e trabalhistas; desenvolver controles financeiros e econômicos, que possibilitem acompanhar o andamento da empresa e as projeções do futuro (faturamento bruto e líquido, despesas, endividamento).

Por fim, a recomendação é estreitar os laços com a contabilidade. “Conheça o balanço patrimonial, a DRE (Demonstração de Resultados do Exercício). Faça demonstrativos contábeis e gerenciais em períodos menores. E cultive o relacionamento bancário, conheça o seu gerente e as demais pessoas que cuidam das suas contas correntes, gere reciprocidade com investimentos, consórcios, seguros etc., não deixe para fazer isso quando precisar de financiamento”.

Outra dica valiosa é analisar as possibilidades para alavancar os negócios – seja com recursos próprios ou de terceiros. “Evite usar dinheiro que custe muito caro – juros altos e muitas taxas – e tenha muito cuidado com o excesso de endividamento para não inviabilizar o funcionamento da empresa”, finaliza Gonçalves.

Planejar, controlar, acompanhar

 Resumindo: todas as medidas devem ser tomadas para evitar prejuízos e aumentar o resultado positivo. “Ao planejar, controlar e acompanhar a saúde financeira da empresa é possível definir metas mais assertivas, estudar melhor os tributos e reduzir os custos com encargos”, esclarece Gonçalves. Para ele, isso resulta em uma avaliação mais efetiva para tomada de decisão.

“Um mercado-alvo saudável com canais de distribuição adequados e o controle dos custos e do orçamento operacional permitem escala e oportunidade para reservas. Esses componentes levam a um negócio mais saudável e melhor equilíbrio financeiro”, conclui Delgado.

A fim de auxiliar os gestores a Fundação UniAbralimp oferece os cursos “Princípios de Gestão – Módulo 3: Aspectos Financeiros para empresas de higiene e limpeza” (ministrado por Luiz Carlos Gonçalves) ePlanejamento Financeiro e Estratégico para pequenas e médias empresas”.

 

Mais informações sobre estes e outros cursos em: https://uniabralimp.org.br/cursos.asp

 

 

Fonte: ABRALIMP.

Foto/ Divulgação: ABRALIMP.